Deine Aufgabe:

• Terminplanung und Ablaufkoordination für die Geschäftsführung innerhalb und außerhalb des Unternehmens
• Organisation eines effizienten Ablaufs der täglich zu bewältigenden Aufgaben
• Koordination, Einordnung und Priorisierung der eingehenden Korrespondenz (E-Mail, Schreiben, Anrufe)
• Aufbereitung, Erstellung und Bereitstellung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen sowie Protokollführung bei GF-Genehmigungen
• Selbstständige Durchführung von Recherche- und Analysetätigkeiten sowie Aufbereitung der Ergebnisse mit Hilfe gängiger Microsoft Office Programme
• Vorbereitung von Management Meetings und Gremien-Sitzungen (z.B. Beiratsmeetings)
• Professioneller Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation
• Reisemanagement inklusive Reisekostenabrechnung
• Unterstützung der Beiratsmitglieder und der direkt der Geschäftsführung zugeordneten Teams
• Organisation interner und externer Veranstaltungen (z.B. Arbeitskreis-Tagungen)
• Jobsharing mit einer Kollegin im Geschäftsführungs-Doppelbüro
• Vernetzung in der VINCORION Assistenz-Arbeitsgruppe

Dein Profil:

• Kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation und entsprechender Berufserfahrung im Assistenzbereich, ggf. wirtschaftsnahes Studium
• Spaß an selbständigem Arbeiten und an der Kommunikation
• Sichere Kenntnisse in den Microsoft Office-Programmen
• Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Ausgeprägte persönliche Leistungs- und Einsatzbereitschaft sowie Belastbarkeit in einem dynamischen und fordernden Umfeld
• Flexibilität und Freude an unterschiedlichsten Aufgaben
• Hohe soziale Kompetenz, Integrität, Diskretion und Loyalität
• Ausgezeichnetes Zeitmanagement und Organisationstalent
• Hands-on Mentalität, lösungsorientiertes Vorgehen
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten